அன்றாட அலுவல் பயன்பாட்டில் முக்கியமான பங்கு வகிக்கும் மைக்ரோசாப்ட் எக்செல் மென்பொருளில் எளிதாகப் பணிபுரிய பல வசதிகள் மறைந்துள்ளன. அதில் சிலவற்றை இப்போது பார்க்கலாம்.
வொர்க் ஷீட்டில் வரிசையாக அடுக்கப்பட்ட எண்களைக் கூட்டுவதற்கு SUM பயன்பாட்டை மௌஸ் பயன்படுத்தி ஃபார்முலா குறியீட்டைக் கிளிக் செய்து பிறகு செல்களைத் தேர்வு செய்வோம். இதற்கு மாற்றாக கூட்டல் இடம்பெறவேண்டிய கட்டத்தில் =sum( என்று டைப்செய்து, பிறகு எந்த செல்லிலிருந்து எந்த செல்வரை என்பதை மௌசில் தேர்வு செய்து எண்டர் கொடுத்தால் போதும்.வொர்க்சீட்டில் உள்ள எண்களின் சராசரியை அறிந்து கொள்ள =AVERAGE( என்று தட்டச்சு செய்து மௌஸ் மூலம் செல்களை தேர்வு செய்து எண்டர் தட்டவும்.
அதேபோல நீண்ட பட்டியலில் எண்களில் மிகப்பெரியது எது என்பதை அறிந்து கொள்ள MAX என்ற குறிப்புச் சொல் பயன்படுத்தப்படுகிறது. இதனை =MAX( என்று தட்டச்சு செய்து மேற்கூறிய முறையில் செல்களை தேர்வு செய்து பெறலாம். இதேபோல குறைந்த மதிப்புடைய எண்ணைக் கண்டறிய =MIN( என்ற கட்டளையை உள்ளிட்டுப் பெறலாம்.
வரியைக் கணக்கிடுவதற்கு =PRODUCT( என்ற குறிப்புச் சொல் பயன்படும். உதாரணமாக, ஒரு பொருளின் விலை ரூ.500 என்றிருந்தால் அதற்கு 12% வரியைக் கணக்கிட்டால் ரூ.60 என்ற விடை வரும். இதனை எக்செல் பட்டியலில் கொண்டு வர மேற்கூறிய =PRODUCT( குறிப்புச் சொல்லை விடை பெறவேண்டிய செல்லில் தட்டச்சு செய்து கணக்கிடவேண்டிய தொகையுள்ள செல் மற்றும் வரி சதவீதம் உள்ள செல் இரண்டையும் தேர்வு செய்து எண்டர் கொடுக்கவும்.
அதிகமான டேட்டாக்கள் கொண்ட எக்செல் சீட்டில் வார்த்தைகளுக்கு இடையே ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட இடைவெளிகள் இருந்தால் அவற்றை ஒவ்வொன்றாக சரிசெய்வதற்கு அதிக நேரம் தேவைப்படும். இடைவெளிகள் ஒரே அளவில் இருந்தால்தான் டேட்டாக்களை பார்ப்பதற்கும் பிரிண்ட் செய்யும்போதும் அழகாக இருக்கும். இதனை சரிசெய்ய TRIM என்ற குறிப்புச் சொல் பயன்படுகிறது. சரிசெய்யப்படவேண்டிய டெக்ஸ்ட் உள்ள செல்லுக்கு அடுத்த செல்லில் =TRIM(text) என்ற முறையில் ஃபார்முலாவை உள்ளிடவேண்டும்.
இதில் text என்பது சரிசெய்யவேண்டிய வார்த்தைகள் இடம்பெற்றுள்ள செல்லைக் குறிப்பிடுவதாகும். உதாரணமாக B வரிசையில் 2வதாக உள்ள செல்லில் உள்ள வார்த்தைகளில் உள்ள அதிகமான இடைவெளிகளை குறைக்க =TRIM(B2) என்று குறிப்பிடவும். இதே ஃபார்முலாவை மற்ற செல்களுக்கும் காப்பி செய்து பயன்படுத்திக் கொள்ளவும்.
====என்.ராஜேந்திரன்====