internet

img

கணினிக்கதிர் : நாளைக்கு அனுப்ப வேண்டிய மின்னஞ்சலை இன்றே அனுப்பலாம்

பல வேலைகளுக்கு நடுவே சரியான தருணத்தில் அனுப்பவேண்டிய வாழ்த்தையோ, தகவலையோ அனுப்பாமல் மறந்த, தாமதமாக மன்னிப்புக் கடிதத்துடன் அனுப்பும் நிலை பலருக்கும் ஏற்பட்டிருக்கக்கூடும். இதுபோன்ற பிரச்சனைகளுக்கு தீர்வாகபின்தேதியிட்டு மின்னஞ்சல் அனுப்பும் முறையை கூகுள் தந்திருக்கிறது. ஜிமெயில் பயன்படுத்தும் அனைவரும் அறிந்து கொள்ளவேண்டிய முக்கியமான வசதி இது.

ஷெட்யூல் வசதி
பிறந்த நாள், திருமண நாள், பண்டிகைகளின் போது வாழ்த்துக்களைப் பகிர்ந்து கொள்ள அந்த நாளுக்காகக் காத்திருக்க வேண்டியதில்லை. குறிப்பிட்ட தேதிக்கு இன்றே மின்னஞ்சலைத் தயாரித்துநாள் நேரம் கொடுத்து (Schedule) அனுப்பிவிட்டால் உரிய நேரத்தில்பெறவேண்டியவரின் மின்னஞ்சலுக்கு அனுப்பிவைக்கப்பட்டுவிடும். இதே முறையில் அலுவலக வேலை நிமித்தமாக நினைவூட்டல் மின்னஞ்சல்களையும் தயார் செய்து அனுப்பமுடியும்.

இதனை எப்படி செயல்படுத்துவது என்று இனிப் பார்ப்போம். உங்கள் ஜிமெயில் கணக்கில் நுழைந்து கொள்ளவும். அதில் புதியமின்னஞ்சலை உருவாக்கும் ‘Compose’ பட்டனை க்ளிக் செய்யவும்.மின்னஞ்சல் எழுதும் விண்டோ திறக்கும். அதில் அனுப்ப வேண்டியவரின் மின்னஞ்சல் முகவரி, தலைப்பு, தகவல், இணைப்புகள் ஆகியவற்றை உள்ளிடவும். அடுத்ததாக அனுப்பும் (Send) பட்டனைக் கிளிக் செய்யாமல் அருகிருக்கும் கீழ்நோக்கிய அம்புக்குறியைக்கிளிக் செய்தால்  Schedule Send என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். தோன்றும் விண்டோவில் உள்ள  பட்டியலில் ஒன்றைத் தேர்வு செய்யலாம் அல்லது கீழே கொடுக்கப்பட்டிருக்கும் Pick Date & Timeஎன்பதைக் கிளிக் செய்து நாள் நேரத்தை நாமே கொடுக்கலாம். இனி  Schedule Send பட்டனைக் கிளிக் செய்து அனுப்பவும்.

ஷெட்யூல் செய்யப்பட்ட மின்னஞ்சல் விண்டோவில் இடதுபுறம் காட்டப்படும் ‘scheduled’ பகுதியில் இருக்கும். நாள் குறித்து வைத்திருக்கும் இந்த மின்னஞ்சல்களை வேண்டாமென்றால் ரத்து செய்துகொள்ளவும் வசதி வழங்கப்படுகிறது. ரத்து செய்யப்பட்ட மின்னஞ்சல்கள் நிறுத்திவைக்கப்பட்ட மற்றும் பூர்த்தியாகாத மின்னஞ்சல்கள் (Drafts) வகையில் பதிவாகியிருக்கும். தேவைப்பட்டால் மீண்டும் அதனைத் திறந்து, திருத்தம் ஏதேனும் இருப்பின் செய்து பிறகு அனுப்பலாம்.

உங்கள் ஜிமெயில் கணக்கு நிரம்பிவிட்டதா?
ஜிமெயில் கணக்கில் கொடுக்கப்படும் 15 ஜிபி இலவச இடத்தைநீங்கள் முழுவதுமாக பயன்படுத்திவிட்டால்  அதிலுள்ள தேவையற்றமின்னஞ்சல்களைத் தேடித் தேடி நீக்கவேண்டும். ஒவ்வொன்றாகப் பார்த்து நீக்குவதற்கு பதிலாக, இதனை எளிதாக செயல்படுத்த பலவழிகள் உள்ளன. ஜிமெயில் வழங்கும் 15 ஜிபி அளவு என்பது மின்னஞ்சல், கூகுள் டிரைவ், கூகுள் போட்டோஸ் ஆகிய மூன்றிற்கும் பொதுவானதாகும். எனவே எந்த வகையில் உங்களுடைய இடம் அதிகமாகப் பயன்படுத்தப்பட்டிருக்கிறது என்பதை முதலில் அறிந்து கொள்ள கூகுள் அக்கவுண்ட் பக்கத்திற்கு செல்லவேண்டும். அதற்கு, மின்னஞ்சல்விண்டோவில் வலது பக்கமாக மேற்புறம் உள்ள அக்கவுண்ட் தொடர்பான மெனுவிற்கு அருகில் உள்ள ஒன்பது கட்டங்கள் கொண்டமெனுவைக் கிளிக் செய்யவும். அதில் கூகுள் வழங்கும் சேவைகள் பட்டியலிடப்படும். அதில் கூகுள் கணக்கு (Account) என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். 

திறக்கும் புதிய பக்கத்தில் கணக்குச் சேமிப்பிடம் (Account storage) என்பதற்குக் கீழ் உள்ள சேமிப்பகத்தை நிர்வகிக்கவும் (Manage storage ) என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். இப்போது கூகுள்டிரைவ், ஜிமெயில், கூகுள் போட்டோஸ் ஆகியவற்றில் செலவழிக்கப்பட்ட இருப்பிட அளவுகள் காட்டப்படும். அதில் எது அதிக அளவு இடத்தை எடுத்துக் கொண்டிருக்கிறது என்பதைப் பார்த்து அறிந்து கொள்ளலாம். கூகுள் டிரைவ் மற்றும் கூகுள் போட்டோஸ் பிரிவுகளில் உள்ளவற்றை எளிதாக நுழைந்து நீக்க முடியும்.மின்னஞ்சல் கணக்கில் இருப்பதை நீக்கவேண்டும் என்றால் சில வழிமுறைகளைப் பின்பற்றி செயல்பட்டு சேமிப்பிடத்தை மீட்கலாம். முதலில் ஸ்பேம் (Spam)மின்னஞ்சல்கள் உள்ள ஃபோல்டரைத்தேர்வு செய்து அனைத்து மின்னஞ்சல்களையும் டிக் செய்து நீக்கவும்.

அடுத்து அழிக்கப்பட்ட கோப்புகள் இருக்கும் (Trash) பகுதியில்உள்ளதை காலியாக்கவும்.இந்த இரண்டு செயல்பாடுகளுக்கும் பிறகு, பழைய மின்னஞ்சல்களை அழிக்க விரும்பினால் மின்னஞ்சல்களைத் தேட உதவும் சர்ச் விண்டோவில் older: என்று டைப் செய்து ஆண்டு/மாதம்/நாள்என்ற அமெரிக்க முறைப்படியிலான தேதியை உள்ளிடவும் (உதாரணம்Older: 2017/01/01) இந்த முறையில் நாம் குறிப்பிட்ட தேதிக்கு முன்னதாக உள்ள மின்னஞ்சல்கள் மட்டும் காட்டப்படும். அதில் அனைத்தையுமோ அல்லது தேர்வு செய்தோ நீக்கலாம்.குறிப்பிட்ட மின்னஞ்சலில் இருந்து வந்தவை அதிக இடத்தைப் பிடித்திருக்குமானால் அந்த மின்னஞ்சல் முகவரியை சர்ச் பாக்சில் கொடுத்து தேடி, தேவையற்ற மின்னஞ்சல்களை நீக்கலாம்.

அடுத்ததாக, மின்னஞ்சல் இணைப்புகளாக இடம்பெறும் படங்கள், பிடிஎப் கோப்புகள், ஆடியோ, வீடியோக்களால் அதிகளவுஇடத்தைப் பிடித்திருந்தால் அவற்றைக் கண்டுபிடித்து நீக்குவது எப்படி என்று பார்ப்போம்.அதிக கொள்ளளவு கொண்ட மின்னஞ்சல்களைக் கண்டுபிடிக்க larger: என்ற கமெண்ட்டை சர்ச் பாக்ஸில்  குறிப்பிட்டு அளவைக் குறிப்பிட வேண்டும். சுமார்  5 எம்பி அளவுக்கும் அதிகமான  மின்னஞ்சல்களைக் கண்டுபிடிக்க விரும்பினால் larger:5m என்று டைப் செய்யவேண்டும்.குறிப்பிட்ட கோப்பின் அடிப்படையில் கொண்ட மின்னஞ்சல் களைத் தேட விரும்பினால், filename: என்று டைப் செய்து கோப்பின் பெயரைக் குறிப்பிடவும். உதாரணமாக படக் கோப்புகள் எனில் filename: jpg என்று கொடுக்கலாம். பிடிஎப் கோப்புகள் எனில் filename:pdf  என்றும், வேர்ட், எச்செல் கோப்புகள் எனில் filename:doc or docx or xls or xlsx என்று கோப்புகளின் எக்ஸ்டென்சன் பெயர்களைக் கொடுத்துத் தேடலாம். இது மிகப்பெரிய அல்லது தேவையற்ற கோப்புகளை நீக்கவும், எங்கிருக்கிறது என்று தெரியாத மின்னஞ்சல்களைத் தேடிக் கண்டுபிடிக்கவும் உதவும் வழிமுறையாகும். இவ்வாறு தேடிப் பெறும் கோப்புகள் உங்கள் பயன்பாட்டிற்குத் தேவையெனில் கணினியில் பதிவிறக்கி பேக்கப் செய்து வைத்துக் கொண்ட பிறகு, மின்னஞ்சலைஅழிக்கலாம்.

மேற்கண்ட வழிமுறைகளைப் பயன்படுத்தி அழிக்கப்பட்ட கோப்புகள் அனைத்தும் குப்பைத் தொட்டியில் (Trash) சேமிக்கப்படும். எனவே, மீண்டும் அதனைத் திறந்து சுத்தமாக்கவும்.இந்த வழிமுறைகளைப் பின்பற்றி விரைவாக ஜிமெயிலில் நமக்குத் தேவையான காலி இடத்தை மீண்டும் பெற்றுக் கொள்ளலாம்.

===என்.ராஜேந்திரன்===

;