====எம்.கண்ணன், என்.ராஜேந்திரன்===
அலுவலகக் கணினிப் பயன்பாட்டில் எக்செல் முக்கியமான மென்பொருள். இம்மென்பொருளை பலரும் கற்றிருந்தாலும் நுட்பமான பல விஷயங்கள் அன்றாடப் பயன்பாட்டில் கற்றுக் கொள்ளவேண்டியதிருக்கிறது. அந்த வகையில் கணினிக்கதிர் பகுதியில் அவ்வப்போது எளிய வழிமுறைகளை வழங்கி வருகிறோம். அந்த வகையில் இந்த வாரம் சில வழிமுறைகளைப் பார்ப்போம்.

பல செல்களில் உள்ளவற்றை ஒரே செல்லுக்கு மாற்ற
பல செல்களில் கொடுக்கப்பட்டிருக்கும் தனித்தனி டேட்டாக்களை ஒரே செல்லில் வரிசையாக வரும்படி மாற்றியமைக்கலாம். இந்த வசதி முகவரி லேபிள்கள், அட்டவணைகள் அமைப்பவர்களுக்கு உதவியாக இருக்கும். எடுத்துக்காட்டாக எக்செல் வொர்க்சீட்டில் கிடைமட்ட வரிசையில் அடுக்கப்பட்டிருக்கும் முகவரிப் பட்டியல் ஒன்றில் முதல் செல் அதாவது A1 என்பது பெயர், B1 என்பது தந்தை பெயர், C1 என்பது கதவு எண், D1 என்பது தெருபெயர், E1 என்பது ஊரின் பெயர் என்று கொடுக்கப்பட்டிருப்பதாக வைத்துக் கொள்வோம். இதுபோன்று பிரிந்திருக்கும் டேட்டாவினை ஒரே செல்லுக்கு மாற்றுவதற்கு முதலில் எந்த செல்லில் இந்த டேட்டாக்க அமைக்கப்பட வேண்டுமோ அந்த செல்லை தேர்வு செய்யவும். உதாரணமாக F1 செல் என்று வைத்துக் கொண்டால், அதனைத் தேர்வு செய்த பிறகு ஃபார்முலா பாரில் =A1&B1&C1&D1&E1 என்று இணைக்கவேண்டிய செல்களுக்கிடையில் & என்ற குறியீட்டைக் கொடுத்து ஃபார்முலாவை அப்ளை செய்யவும்.

இப்போது கிடைமட்டமாக உள்ள தனித்தனி செல் டேட்டாக்கள் அனைத்தும் ஒரே செல்லில் காட்டப்படும். இந்த டேட்டாக்கள் ஒன்றின் கீழ் ஒன்றாக அமைக்க ரிப்பன் மெனுவில் உள்ள Wrap Text என்ற பட்டனைக் கிளிக் செய்து சரி செய்து கொள்ளலாம்.

ஒவ்வொரு செல் டேட்டாவின் இறுதியில் கமா கொடுத்து அமைக்க விரும்பினால் அதனை செயற்படுத்த & குறியீட்டிற்கு அடுத்ததாக “,” என்று இருபுறமும் கொட்டேஷன் மார்க் கொடுத்து அமைக்கவேண்டும். இவ்வாறு அமைத்தால் ஃபார்முலாவின் அமைப்பு =A2&”,”&B2&”,”&C2&”,”&D2&”,”&E2 என்று அமைக்கவேண்டும். நூற்றுக்கணக்கான முகவரிகள் கொண்ட வொர்க்சீட்டை மாற்றியமைக்க கட் பேஸ்ட் செய்து நேரத்தை வீணடிக்காமல், இந்த வழிமுறையைப் பயன்படுத்தி ஒரு சில நிமிடங்களில் வேலையை எளிதாக முடிக்கலாம்.

விரும்பிய முறையில் தேதியை அமைக்க
ஒரு செல்லில் அமைக்கப்படும் தேதி, மாதம், வருடம் ஆகிய விபரங்களை நமது விருப்பம்போல் புள்ளி வைத்துப் பிரித்துக் கொள்ளும் வகையில் மாற்றி அமைக்க கீழ்க்கண்ட வழிமுறை உதவும்.இதனை செயல்படுத்த கணினியின் ஸ்டார்ட் (Start) மெனுவைக் கிளிக் செய்து செட்டிங்ஸ் (Settings) பகுதியில் கண்ட்ரோல் பேனல் (Control Panal) என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். தோன்றும் விண்டோவில் காட்டப்படும் ஐகான்களில் ரீஜினல் ஆப்சன்ஸ் (Regional Options) என்பதைத் திறக்கவும். அதில் Date என்ற டேபினைக் கிளிக் செய்து அங்கு தேதியைப் பிரித்து எழுதும் பாக்ஸில் (Date separator box) குறிப்பிடப்பட்டிருக்கும் வலதுபக்க சாய்வு (/ )குறியீட்டை எடுத்துவிட்டு புள்ளியை வைக்கவும். அதன்பின் Apply என்பதைக் கிளிக் செய்து ஓகே கொடுத்து வெளியேறவும்.

செல்களை மறைக்க குறுக்கு விசை
பல கணக்கீடுகள் செய்யப்பட்ட எக்செல் ஒர்க்சீட்டில் சில குறிப்பிட்ட செல்களைத் தவிர்த்து பிற செல்களை மட்டும் காட்டும்படி அமைப்பதற்கு பலரும் பயன்படுத்தும் செயல்பாடு எக்செல் 2003ல் மெனு பாரில் ஃபார்மேட் சென்று, பின் Row ->Column – சென்று தோன்றும் சிறு பட்டியலில் Hide அல்லது Unhide என்ற ஆப்சனைத் தேர்வு செய்கிறோம். எக்செல் 2007ல் ரிப்பன் மெனுவில் Formatபட்டனைக் கிளிக் செய்தால் தோன்றும் மெனுவில் Visibility பகுதியில் Hide & Unhide என்பதைக் கிளிக் செய்தால் எந்த வரிசையை மறைக்க வேண்டுமோ அதனை மறைக்கவும், மறைந்ததைக் காட்டவும் செய்யலாம். இவ்வாறு ஒவ்வொரு முறையும் சென்று வருவதற்கு பதிலாக கீபோர்டு மூலமாக குறுக்குவிசையைப் பயன்படுத்தி எளிதாக இந்தப் பணியைச் செய்திட முடியும்.
எந்த செல், ரோ, காலம் மறைக்கப் படவேண்டுமோ அதனை முதலில் தேர்வு செய்யவும். பிறகு,
மேலிருந்து கீழாக உள்ள நெட்டு வரிசை செல்களை மறைக்க Ctrl + 0 (zero) அழுத்தவும்.
கிடைமட்டமாக உள்ள வரிசையை மறைக்க Ctrl + 9 அழுத்தவும்.

மறைக்கப்பட்ட செல்களை மீண்டும் காட்டும்படி Unhide செய்வதற்கு Hide ஆகியிருக்கும் நெட்டு வரிசை செல்லுக்கு இருபுறமும் உள்ள செல்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர் Ctrl + Shift +) கீகளை அழுத்தவும்.மறைந்திருக்கும் கிடைமட்ட வரிசை செல்களைக் காட்டும்படி செய்வதற்கு Ctrl + Shift + ( கீகளை அழுத்தவும்.

Leave A Reply

%d bloggers like this: